Informativa Privacy (GDPR)

Versione aggiornata: Maggio 2025
Riferimento normativo: Art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati è:

GIX Management di Giovanni De Stefanis
Via Cesare Battisti 170A – 95052 Nicolosi (CT)
P.IVA: 05914510879 – C.F.: DSTGNN81B24G878E
Email: privacy@gixflow.cloud

2. Ambito di applicazione

La presente informativa si applica al trattamento dei dati personali effettuati durante l’utilizzo della piattaforma Flow, erogata in modalità SaaS da GIX Management, e rivolta esclusivamente a soggetti business (B2B).

3. Finalità del Trattamento e Basi Giuridiche

I dati personali vengono trattati per:

• Gestione del flusso commerciale e post-vendita
• Inserimento e gestione di contratti con clienti e fornitori
• Pianificazione appuntamenti e relazioni operative
• Elaborazione di statistiche e analisi di performance
• Invio di notifiche operative o di servizio

Base giuridica del trattamento:

• Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR)
• Adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c GDPR)
• Consenso esplicito per finalità promozionali/profilazione (art. 6.1.a GDPR)

4. Tipologie di dati trattati

Flow può trattare le seguenti categorie di dati:

• Dati identificativi: ragione sociale, nome, cognome, codice fiscale, partita IVA
• Dati di contatto: email, telefono, indirizzi
• Dati fiscali e bancari: IBAN, fatture
• Documentazione identificativa: carte d’identità, atti societari
• Documenti accessori: visure, bollette, contratti

I dati riguardano esclusivamente i clienti business degli utenti di Flow.

5. Modalità del trattamento e sicurezza

Il trattamento avviene in modalità elettronica e cloud.

Server: ubicati nell’UE, presso i datacenter OVH SAS (Francia), soggetti alle garanzie GDPR (art. 45).

Misure di sicurezza adottate:

• Autenticazione a due fattori (2FA)
• Crittografia dei dati in transito
• Logging e accessi per ruolo
• Backup su tre livelli: giornaliero, mensile, annuale

6. Accesso ai dati e soggetti autorizzati

Accesso riservato a utenti con permessi specifici:

• Superadmin: accesso completo
• Backoffice/Amministratori: accesso a clienti, appuntamenti, contratti
• Agenti: accesso limitato ai propri clienti e contratti

GIX Management si avvale di sub-responsabili tecnici indicati nel DPA firmato con ciascun cliente.

7. Conservazione dei dati

• Backup giornaliero: conservazione per 30 giorni
• Backup mensile: conservazione per 12 mesi
• Backup annuale: conservazione per tutta la durata del contratto + 12 mesi

Cancellazione anticipata disponibile su richiesta.

8. Diritti dell’interessato

Ogni interessato può esercitare i propri diritti (artt. 15–22 GDPR):

• Accesso, rettifica, cancellazione
• Limitazione o opposizione al trattamento
• Portabilità dei dati

Richieste via email: privacy@gixflow.cloud

9. Reclami

In caso di violazioni, è possibile proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali
www.garanteprivacy.it

10. Aggiornamenti

Eventuali modifiche all’informativa saranno comunicate via sito web e canali aziendali ufficiali.